Politique de confidentialité

Le site aroma-phyto-market.com et ses sous-domaines sont actuellement en cours de construction.

Version de travail

1. Responsable du traitement

La présente politique décrit les traitements de données à caractère personnel réalisés dans le cadre du fonctionnement du site aroma-phyto-market.com et de ses sous-domaines, ci-après les « sites web ».

Les sites web sont édités par :

Geert De Vuyst
Entrepreneur individuel
SIRET : 444 555 171 00057
2 rue d’Austerlitz
31000 Toulouse
France

Ci-après dénommé « l’Éditeur ».

Pour toute question relative aux données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez écrire à :

hello [at] aroma-phyto-market.com

L’Éditeur agit en qualité de responsable du traitement pour la gestion des sites web, des comptes, des abonnements, de l’annuaire professionnel et de ses propres communications.

Lorsqu’un produit est vendu par un professionnel au moyen de la boutique en ligne, ce vendeur est responsable des traitements nécessaires à l’exécution de la vente, notamment la préparation, la livraison, la facturation et le service après-vente.

[À confirmer : préciser les opérations de la boutique en ligne pour lesquelles l’Éditeur agit comme responsable du traitement ou comme sous-traitant du vendeur.]

2. Données traitées

Le Marché Aroma Phyto présente des entreprises, des marques, des produits et des points de vente.

Les informations qui concernent exclusivement une société, une marque, un produit ou un établissement ne constituent pas, en elles-mêmes, des données personnelles.

Le RGPD s’applique cependant lorsqu’une information concerne une personne physique identifiable, notamment un entrepreneur individuel, un représentant ou collaborateur d’une entreprise, un contact professionnel, un auteur ou une personne représentée sur une photographie.

Selon les services utilisés, l’Éditeur peut traiter les catégories de données suivantes :

les données d’identification et de contact, telles que le nom, le prénom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone et l’adresse postale ;
les données professionnelles, telles que l’entreprise représentée, la fonction, le rôle dans un espace professionnel et les coordonnées professionnelles ;
les données relatives au compte, aux droits d’accès et aux invitations ;
les données relatives aux abonnements, aux paiements et à la facturation ;
les informations publiées dans l’annuaire, notamment les noms, fonctions, coordonnées professionnelles, photographies et crédits d’image ;
les données relatives aux commandes effectuées auprès des vendeurs ;
les communications adressées à l’Éditeur ;
les données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité des sites web, telles que l’adresse IP, les données de session et les horodatages.

Les champs obligatoires sont signalés dans les formulaires concernés. Sans ces informations, l’Éditeur peut ne pas être en mesure de créer un compte, fournir le service demandé, exécuter un abonnement ou traiter une demande.

[À compléter par le développeur : vérifier cette liste par rapport aux champs réellement enregistrés dans les comptes, espaces professionnels, abonnements, invitations, commandes et journaux techniques.]

3. Origine des données

Les données sont principalement fournies directement par la personne concernée lorsqu’elle :

crée ou utilise un compte ;
souscrit ou gère un abonnement ;
complète une page professionnelle ;
effectue une commande ;
s’inscrit à une communication ;
contacte l’Éditeur.

Certaines données peuvent également être communiquées par une entreprise, un collaborateur, un vendeur ou un autre utilisateur, notamment dans le cadre d’une invitation ou de la gestion d’un espace professionnel.

Des informations professionnelles peuvent enfin provenir de sources accessibles au public ou de services permettant de rechercher ou de vérifier les coordonnées d’une entreprise ou d’un établissement.

Lorsque les données n’ont pas été obtenues directement auprès de la personne concernée, celle-ci est informée dans les conditions prévues par le RGPD.

[À compléter par le développeur : identifier les sources externes effectivement utilisées, notamment les services d’adresses, les annuaires, les imports et les données fournies par d’autres utilisateurs.]

4. Finalités et bases juridiques

Comptes et espaces professionnels

Les données sont traitées afin de créer et gérer les comptes, authentifier les utilisateurs, gérer les droits d’accès et permettre l’utilisation des fonctionnalités demandées.

Ces traitements sont nécessaires à l’exécution des conditions d’utilisation ou à l’exécution de mesures prises à la demande de l’utilisateur avant la conclusion d’un contrat.

Abonnements B2B

Les données sont traitées afin de gérer les souscriptions, fournir les services choisis, administrer la relation contractuelle, traiter les paiements et assurer l’assistance.

Ces traitements sont nécessaires à l’exécution du contrat conclu avec le client professionnel ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à sa demande.

Les données nécessaires à la facturation, à la comptabilité et au respect des obligations fiscales sont traitées afin de respecter les obligations légales de l’Éditeur.

Annuaire et pages professionnelles

Les données sont traitées afin de créer, publier, gérer et mettre à jour les pages consacrées aux entreprises, producteurs, marques, produits et points de vente.

Lorsque les informations sont fournies dans le cadre d’un abonnement, le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat.

Lorsque des coordonnées professionnelles ou d’autres données sont obtenues auprès d’un tiers ou d’une source publique, le traitement repose sur l’intérêt légitime de l’Éditeur à constituer et maintenir un annuaire professionnel pertinent.

La personne concernée peut s’opposer à ce traitement pour des raisons tenant à sa situation particulière.

Invitations

Les données sont traitées afin d’envoyer et de gérer les invitations permettant notamment à un collaborateur de rejoindre un espace professionnel ou à une entreprise de gérer sa présence sur le Marché.

Ces traitements reposent sur l’exécution du service demandé par l’utilisateur qui envoie l’invitation et sur l’intérêt légitime à faciliter la relation professionnelle concernée.

La personne invitée peut refuser l’invitation et demander à ne plus en recevoir.

Commandes passées auprès des vendeurs

Les données sont traitées afin de permettre l’enregistrement, la transmission et le suivi technique des commandes, de traiter les paiements et de prévenir les erreurs ou les utilisations frauduleuses.

Selon l’opération concernée, le traitement repose sur l’exécution du service demandé, sur le respect d’une obligation légale ou sur l’intérêt légitime de l’Éditeur à assurer le fonctionnement et la sécurité du Marché.

Le vendeur traite les données nécessaires à l’exécution du contrat de vente conclu avec l’acheteur.

[À compléter : décrire brièvement le parcours réel de la commande et la répartition des données entre l’Éditeur, le vendeur et le prestataire de paiement.]

Communications et assistance

Les données sont traitées afin de répondre aux demandes, fournir une assistance, traiter les réclamations et assurer le suivi de la relation avec les utilisateurs et les clients.

La base juridique dépend de la nature de la demande : exécution d’un contrat, mesures précontractuelles, obligation légale ou intérêt légitime de l’Éditeur à répondre aux communications qui lui sont adressées.

L’adresse électronique et, le cas échéant, le prénom sont traités afin d’envoyer les communications auxquelles la personne a choisi de s’inscrire.

Ce traitement repose sur le consentement. Celui-ci peut être retiré à tout moment au moyen du lien de désinscription présent dans chaque e-mail.

Les communications strictement nécessaires à un compte, un abonnement, une invitation ou une commande ne sont pas des newsletters et peuvent être envoyées lorsqu’elles sont nécessaires à l’exécution du service concerné.

Sécurité

Des données techniques et des journaux peuvent être traités afin de sécuriser les sites web, prévenir les accès non autorisés, détecter les abus et établir la preuve des opérations effectuées.

Ces traitements reposent sur l’intérêt légitime de l’Éditeur à protéger ses systèmes, ses utilisateurs et ses droits.

5. Données rendues publiques

Certaines données sont destinées à être publiées dans l’annuaire ou sur les pages professionnelles.

Il peut notamment s’agir :

du nom d’un entrepreneur individuel ou d’un producteur ;
du nom et de la fonction d’un contact professionnel ;
de coordonnées professionnelles ;
de photographies représentant des personnes identifiables ;
du nom d’un auteur, d’un photographe ou d’un autre titulaire de droits.

Les informations publiées peuvent être consultées par les visiteurs et indexées par les moteurs de recherche.

La personne ou l’entreprise qui publie des informations concernant un tiers doit s’assurer qu’elle est autorisée à le faire.

[À compléter par le développeur : identifier les champs personnels qui sont effectivement visibles publiquement et les éventuelles options permettant de les masquer.]

6. Destinataires et prestataires

Les données peuvent être accessibles, dans la limite de ce qui est nécessaire :

à l’Éditeur et aux personnes autorisées à intervenir dans l’administration des sites web ;
aux utilisateurs autorisés d’un même espace professionnel ;
au vendeur concerné par une commande ;
aux prestataires chargés de l’hébergement, de la maintenance, de la sécurité et des sauvegardes ;
aux prestataires de messagerie, de paiement, de facturation ou de localisation ;
aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’exige.

Les données ne sont pas vendues.

[À compléter par le développeur : liste des prestataires effectivement utilisés, notamment l’hébergeur, Mailjet, Mollie, PayPal, les services Google, les sauvegardes, les outils de sécurité et les services de facturation.]

7. Transferts hors de l’Espace économique européen

Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque cela est le cas, l’Éditeur veille à ce que le transfert repose sur un mécanisme prévu par le RGPD, tel qu’une décision d’adéquation de la Commission européenne ou des clauses contractuelles types accompagnées, lorsque cela est nécessaire, de garanties supplémentaires.

[À compléter : identifier les prestataires concernés, les pays de traitement et les mécanismes juridiques applicables. Supprimer cette section si aucun transfert hors de l’Espace économique européen n’a lieu.]

8. Conservation des données

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Elles peuvent ensuite être archivées pendant la durée nécessaire au respect d’une obligation légale ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit.

Les principales durées applicables sont les suivantes :

données du compte : pendant la durée d’activité du compte, puis [durée à compléter] après sa fermeture ;
données relatives aux abonnements : pendant la relation contractuelle, puis pendant la durée de prescription applicable ;
factures et pièces comptables : pendant la durée légale applicable ;
données publiées dans l’annuaire : pendant la durée de publication de la page, puis [durée à compléter] ;
invitations : jusqu’à leur acceptation, leur refus ou leur expiration, puis [durée à compléter] ;
commandes : pendant la durée nécessaire à leur exécution, puis pendant les durées légales et contractuelles applicables ;
newsletter : jusqu’à la désinscription ou au retrait du consentement ;
demandes et réclamations : pendant la durée nécessaire à leur traitement, puis pendant la durée utile à la défense des droits ;
journaux techniques et de sécurité : [durée à compléter] ;
sauvegardes : [durée de rotation à compléter].

[À compléter par le développeur : confirmer les durées réellement appliquées et le délai de disparition des données dans les sauvegardes.]

9. Vos droits

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander :

l’accès à vos données ;
la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
l’effacement de vos données ;
la limitation de leur traitement ;
la portabilité des données que vous avez fournies, lorsque ce droit est applicable ;
l’opposition à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
le retrait de votre consentement, lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Vous pouvez exercer vos droits en écrivant à :

hello [at] aroma-phyto-market.com

La demande doit permettre d’identifier la personne et les données concernées. Une preuve d’identité peut être demandée lorsqu’elle est nécessaire pour éviter la communication de données à une personne non autorisée.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, la CNIL.

Lorsqu’une demande concerne un traitement relevant de la responsabilité d’un vendeur, notamment l’exécution d’une commande, l’Éditeur peut transmettre la demande au vendeur concerné ou inviter la personne à s’adresser directement à celui-ci.

10. Cookies et communications électroniques

Les sites web utilisent des cookies et des moyens de stockage strictement nécessaires à leur fonctionnement, notamment pour gérer les sessions, l’authentification, les préférences de langue ou de marché et les fonctionnalités demandées par l’utilisateur.

Les traceurs qui ne sont pas strictement nécessaires ne sont déposés qu’après obtention du consentement lorsque celui-ci est requis.

[À compléter par le développeur : inventaire des cookies, du stockage local, du stockage de session et des services tiers pouvant déposer ou lire des informations sur le terminal.]

Les e-mails envoyés au moyen de Mailjet ne font pas l’objet d’un suivi des ouvertures ou des clics.

[À confirmer par le développeur dans toutes les configurations Mailjet et pour tous les types d’e-mails.]

11. Mise à jour de la politique

La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte de l’évolution des services, des traitements ou des obligations légales.

Lorsqu’une modification affecte de manière substantielle les conditions dans lesquelles les données sont traitées, les personnes concernées en sont informées par un moyen approprié.

Dernière mise à jour : [date]